مدیریت منابع انسانی و کنترل دسترسی

اگر به عنوان یک مدیر یا مسئول منابع انسانی با این چالش برخورد کرده اید که سیستم حضور و غیاب چیست؟ چه کاربردی دارد؟ و چگونه می توانم از مزایای خرید یک سیستم حضور و غیاب در سازمان خود بهرمند شوم یا شاید بگویید خرید دستگاه حضور و غیاب برای مجموعه کاری من چه ضرورتی دارد؟ با ما همراه باشید تا به طور مختصر شما را با این سیستم آشنا کنیم و مزایای استفاده از آن را برای شما شرح دهیم.

چرا استفاده از دستگاه حضور و غیاب اهمیت دارد؟

استفاده از سیستم های کنترل تردد در مجموعه های اداری و کاری از اهمیت ویژه ای برخوردار می باشد، در واقع کنترل و مدیریت تردد پرسنل می تواند در امر بهینه سازی سازمانی و مدیریت منابع سازمانی اهمیت بسزایی دارد.

در گذشته و زمانی که استفاده از تکنولوژی دیجیتال مرسوم نبوده، در مجموعه های کاری تردد پرسنل به صورت دستی ثبت و محاسبه ساعات کاری به نیز به صورت دستی صورت گرفته که علاوه بر زمان بر بودن مجموعه های کاری را متحمل هزینه های بالایی کرده.

اما به تدریج و با پیشرفت تکنولوژی استفاده از دستگاه های حضور و غیاب و کنترل تردد جای ثبت دستی را گرفته که نه تنها از دقت بالایی برخوردار بوده، بلکه به طور چشم گیری منجر به صرفه جویی در وقت و هزینه های مجموعه های کاری می شود.

با استفاده از یک دستگاه حضور و غیاب مناسب در یک مجموعه کاری، براحتی می توان تردد، ورود و خروج، اضافه کاری، ماموریت، کسر کار و .... را براحتی و در کوتاهترین زمان ممکن محاسبه نموده. با استفاده از دستگاه حضور و غیاب و یک سیستم کنترل تردد مناسب می توان به تدریج هزینه های کاری را مدیریت و به طور چشمگیری کاهش داد.

همانطور که می دانید ثبت دستی تردد ها میزان خطا را افزایش داده، اما یک سیستم مناسب برای ثبت تردد ها می تواند این میزان خطا را به طور چشم گیری کاهش داده و با ایجاد اعتماد سازی در بین کارفما و کارمند در افزایش بهروری مجموعه ها نقش بسزایی داشته باشد.

مکانیسم عملکرد دستگاه حضور و غیاب به گونه ای می باشد که کلیه تردد ها را در داخله حافظه اصلی دستگاه ثبت نموده و در پایان دوره که می تواند به صورت ماهیانه باشد، به صورت های مختلفی قابل استخراج می باشد. در واقع اطلاعات تردد ثبت شده می تواند کمک بسزایی در حل اختلافات کارفرما و کارمند در زمینه حقوق دستمزد، سنوات، بیمه و به طور کلی هر آنچه به نوعی معطوف به حضور و عدم حضور پرسنل در محل کار می باشد.

استفاده از دستگاه حضور و غیاب همراه با نرم افزار حضور و غیاب وب یا ویندوز کارفرمایان را قادر می سازد تا به طور مستقیم و آنلاین بر تردد پرسنل نظارت نمایند. همچنین خرید ساعت حضور و غیاب با قیمت مناسب سبب کاهش هزینه ها، بالا بردن راندمان کاری و دوری از اشتباهات محاسباتی در حقوق و دستمزد می گردد.

اما شاید این سوال برای شما نیز پیش بیاید که معیارهای یک سامانه خوب حضور و غیاب چیست؟ مزایا و معایب داشتن چنین سیستمی چیست؟ هنگام خرید یک دستگاه یا نرم افزار حضور و غیاب به چه نکاتی باید را باید مد نظر بگیرم؟ با ما همراه باشید.

اگر به طور تیتر وار بخواهیم مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب را مرور کنیم می توانیم به موارد زیر اشاره کنیم:

مزایای استفاده از دستگاه حضور و غیاب 

1. ثبت دقیق زمان
2. کاربرد آسان
3. یکپارچه سازی
4. سازگاری با گوشی موبایل
5. پیگیری کلیه امور وابسته به زمان
6. هشدار های سیستمی
7. امکان تعریف شیفت های مختلف کاری (مانند شیفت پرستاران و پزشکان و نیروهای کارخانجات)
8. امکان تعریف کلید های عملیاتی با توجه به نیاز مجموعه ها
9. ویژگی های حسابرسی
10. مدیریت مرخصی ساعتی، مرخصی روزانه، مأموریت ساعتی، مأموریت روزانه و...
11. تهیه گزارش کارکرد روزانه
12. تهیه گزارش میزان دیرکرد یا اضافه کار بیش از حد

انواع دستگاه حضور و غیاب

دستگاه حضور و غیاب کارتی

یکی از انواع سیستم کنترل تردد مدل کارت‌های مجاورتی می باشد که از رایج‌ترین سیستم‌های امنیتی تردد می باشد که  در بسیاری از دفاتر، کارخانه‌ها، بانک و غیره مورد استفاده قرار می گیرد. هر چند که این روزها استفاده از این نوع دستگاه حضور و غیاب از محبوبیت کمتری برخوردار می باشد زیرا این مدل دستگاه حضور و غیاب از امنیت کمتری برخوردار می باشد. به این صورت که می توانند از کارت ها سو استفاده نمایند و حتی در زمان عدم حضور پرسنل کارت توسط سایرین زده شود.

دستگاه حضور و غیاب بیومتریک

این نمونه از دستگاه های حضور و غیاب، دارای انواع مختلفی می باشد که با توجه به نوع تکنولوژی مورد استفاده برای احراز هویت، نامگذاری می شوند. از جمله دستگاه حضور و غیاب اثر انگشت، دستگاه حضور و غیاب تشخیص چهره که هر کدام بسته به نیاز سازمان ها و مجموعه های کاری می تواند مورد استفاده قرار گیرد.